Règles Générales d’utilisation et d’accès à la Plateforme de Microscopie Photonique et de Cytométrie de la FMSS, en partenariat avec le CR-CHUS et CIUSSS de l’Estrie

Les règlements qui suivent ne visent pas à restreindre l’accès ou l’utilisation des équipements mais à assurer une optimisation de leur utilisation ainsi qu’un accès équitable et sécuritaire aux appareils.

Formation Obligatoire:

Il est interdit de réserver ou d’utiliser un équipement sans avoir préalablement reçu une formation par l’un de nos professionnels de recherche. Ces formations sont dispensées sur une base individuelle par une personne autorisée. Les utilisateurs et utilisatrices déjà formés ne sont pas autorisés à former d’autres utilisateurs.

En fonction de vos besoins, nos professionnels de recherche (Leonid Volkov et Mathieu Catala) seront en mesure de vous diriger vers le bon appareil; vous êtes donc tous invités à les consulter. Les nouveaux utilisateurs et utilisatrices en microscopie photonique seront d’abord formés en microscopie à épifluorescence. Par la suite et au besoin, une formation en microscopie confocale, puis en STED/FLIM sur le SP8 ou au multi-photons sera offerte aux personnes qui nécessitent l’utilisation de ces appareils de haut niveau. Le comité de gouvernance rend de ce fait les formations (à l’interne) totalement gratuites.

Un rappel de formation est exigé si l’usager ou l’usagère n’a pas manipulé l’appareil durant 3 mois consécutifs. Il est possible d’utiliser un appareil de façon sporadique, en présence du professionnel responsable de la plateforme. Dans ce cas, des frais supplémentaires de 45$/h seront perçus pour un membre de l’Université de Sherbrooke ou du CHUS (académique autres : 75$/h; privé : 100$/h).

Réservation et accès aux équipements :

Le comité de gouvernance se réserve le droit de refuser l’accès à un utilisateur ou une utilisatrice qui ne respecte pas les procédures d’utilisation et de sécurité émises lors de la formation par nos professionnels de recherche. Ceux-ci, à leurs discrétions, peuvent formuler cette demande au comité, qui décidera si la personne fautive à droit à un avertissement ou un refus d’accès.

Vous devez obligatoirement procéder à une réservation en ligne avant d’utiliser un appareil en inscrivant une courte description du type d’expérience, la période de réservation et un numéro de téléphone où on peut vous rejoindre.

Les utilisateurs qui se présentent plus de 15 minutes après le début de leur réservation risquent de la perdre.

S’il y a une réservation après la vôtre durant la journée, laissez le système allumé. Le/a dernier utilisateur ou utilisatrice de la journée sera responsable d’éteindre l’appareil.

Vous ne pouvez réserver plus d'une période par jour pour une durée maximale de 4 heures consécutives, et 3 sessions par semaine. Si à la fin de cette période il n’y a pas d'autres réservations, vous êtes libre de poursuivre après avoir modifié ou ajouté une réservation. Si vous avez besoin de temps additionnel, il est aussi possible de réserver le soir ou la fin de semaine sous approbation d’un responsable de la plateforme. En raison de besoins spécifiques, il pourrait être permis, pour certains appareils (ex Cell Discoverer, Lightsheet), de faire des acquisitions plus longues. Il faut voir ces cas particuliers avec les professionnels de la plateforme.

Vous ne pouvez réserver plus de 2 semaines à l’avance.

Si vous ne comptez plus utiliser votre réservation, vous devez la retirer dès que possible. Une réservation déjà entamée ne peut être annulée et sera facturée.

Il n’est pas permis de bloquer plusieurs heures si vous ne prévoyez que quelques minutes d’utilisation. Votre accès pourrait être révoqué si cette situation se reproduit plusieurs fois et que nous recevons des plaintes.

Afin d’éviter que les lasers et lampes restent allumés inutilement, veuillez avertir la personne suivante sur les réservations si vous finissez plus tôt que prévu. Le numéro de téléphone et l’adresse courriel des utilisateurs sont accessibles en cliquant sur le lien de la réservation.

L’usager peut inviter une personne observatrice, mais celle-ci ne doit pas manipuler l’équipement.

L’utilisateur ou l’utilisatrice est dans l’obligation de rapporter tout bris ou mauvais fonctionnement de l’équipement au professionnel en charge de la plateforme. Un formulaire de rapport d’incident est également disponible sur le site SharePoint de la plateforme.

Fichiers :

Il est strictement interdit d'installer des logiciels, de créer des partages ou d'utiliser les bureaux à distance sans l'accord des responsables de la plateforme.

Les disques durs locaux doivent servir à conserver de façon temporaire vos données. Nous ne pouvons garantir la sécurité des données conservées sur les stations d’acquisition et d’analyse. Les données ne doivent en aucun cas être sauvegardées sur le bureau. Le personnel de la plateforme fait des entretiens réguliers des ordinateurs, ce qui peut entraîner la perte de vos données. Il est donc essentiel de les sauvegarder ailleurs que sur les ordinateurs des microscopes.

Autres :

Il est interdit de manger ou boire dans les salles de microscopie.

N’utilisez pas de gants pour manipuler les instruments (microscope, ordinateur), seulement pour vos échantillons.

S.v.p. mentionner la plateforme dans les remerciements sur toute publication dont les résultats découlent de l’utilisation d’un équipement.

General rules of use and access to the Light Microscopy and Cytometry Platform of the FMSS, in partnership with the CR-CHUS and CIUSSS de l'Estrie

The following regulations are not intended to restrict access or use of the equipment but to ensure optimization of their use as well as equitable and safe access to the devices.

Mandatory training:

It is forbidden to reserve or use equipment without first receiving training from one of our research professionals. These trainings are given on an individual basis by an authorized person. Users who have already been trained are not allowed to train other users.

Depending on your needs, our research professionals (Leonid Volkov and Mathieu Catala) will be able to direct you to the right device; you are therefore all invited to consult them. New light microscopy users will first be trained in epifluorescence microscopy. Subsequently and if necessary, training in confocal microscopy, then in STED/FLIM on the SP8 or in multi-photons will be offered to people who require the use of these high-level devices. The governance committee therefore makes (internal) training completely free.

A training refresher is required if the user has not handled the device for 3 consecutive months. It is possible to use a device sporadically, in the presence of the professional responsible for the platform. In this case, additional fees of $45/h will be charged for a member of the Université de Sherbrooke or the CHUS (other academic: $75/h; private: $100/h).

Reservation and access to equipment:

The governance committee reserves the right to refuse access to a user who does not comply with the user and security procedures issued during training by our research professionals. The latter, at their discretion, can make this request to the committee, which will decide whether the person at fault is entitled to a warning or a refusal of access.

You must make an online reservation before using a device by entering a short description of the type of experience, the reservation period and a telephone number where you can be reached.

Users who show up more than 15 minutes after the start of their reservation risk losing it.

If there is a reservation after yours during the day, leave the system on. The last user of the day will be responsible for turning off the device.

You cannot book more than one period per day for a maximum duration of 4 consecutive hours, and 3 sessions per week. If at the end of this period there are no other reservations, you are free to continue after modifying or adding a reservation. If you need additional time, it is also possible to book evenings or weekends with the approval of a platform manager. Due to specific needs, it could be allowed, for certain devices (eg Cell Discoverer, Lightsheet), to make longer acquisitions. You have to see these particular cases with the professionals of the platform.

You cannot book more than 2 weeks in advance.

If you no longer intend to use your reservation, you must withdraw it as soon as possible. A reservation already started cannot be canceled and will be invoiced.

It is not allowed to block several hours if you plan only a few minutes of use. Your access could be revoked if this situation recurs several times and we receive complaints.

To avoid lasers and lights being left on unnecessarily, please notify the next person on reservations if you are finishing earlier than expected. The users phone number and email address can be accessed by clicking on the booking link.

The user can invite an observer, but this person must not handle the equipment.

The user is obliged to report any breakage or malfunction of the equipment to the professional in charge of the platform. An incident report form is also available on the platform's SharePoint site.

Files:

It is strictly forbidden to install software, create shares or use remote desktops without the agreement of those responsible for the platform.

Local hard drives should be used to temporarily store your data. We cannot guarantee the security of the data stored on the acquisition and analysis stations. Under no circumstances should data be saved to the desktop. The platform staff do regular maintenance of the computers, which can lead to the loss of your data. It is therefore essential to save them elsewhere than on the computers of the microscopes.

Others :

It is forbidden to eat or drink in the microscopy rooms.

Do not use gloves to handle the instruments (microscope, computer), only for your samples.

Please mention the platform in the acknowledgments on any publication whose results are derived from the use of equipment.