Règles Générales d’utilisation et d’accès à la Plateforme de Microscopie Photonique et de Cytométrie de la FMSS, en partenariat avec le CR-CHUS et CIUSSS de l’Estrie

Les règlements qui suivent ne visent pas à restreindre l’accès ou l’utilisation des équipements mais à assurer une optimisation de leur utilisation ainsi qu’un accès équitable et sécuritaire aux appareils.

Formation obligatoire :

Il est interdit de réserver ou d’utiliser un équipement sans avoir préalablement reçu une formation dispensée par l’un de nos professionnels de recherche. Les formations sont offertes sur une base individuelle par une personne autorisée. Les utilisateurs et utilisatrices déjà formés ne sont pas autorisés à former d’autres utilisateurs.

Selon vos besoins, nos professionnels de recherche (Leonid Volkov et Mathieu Catala) pourront vous orienter vers l’appareil approprié; vous êtes donc invité(e)s à les consulter. Les nouveaux utilisateurs et utilisatrices en microscopie photonique seront d’abord formés en microscopie à épifluorescence. Par la suite, au besoin, une formation en microscopie confocale, puis en STED/FLIM sur le SP8 ou en multi-photons, sera offerte aux personnes nécessitant l’utilisation de ces appareils de haut niveau. Le comité de gouvernance rend, de ce fait, les formations internes entièrement gratuites.

Un rappel de formation est exigé si l’usager ou l’usagère n’a pas manipulé l’appareil durant trois (3) mois consécutifs. Il est possible d’utiliser un appareil de façon sporadique en présence du professionnel responsable de la plateforme. Dans ce cas, des frais supplémentaires de 45 $/h seront perçus pour un membre de l’Université de Sherbrooke ou du CHUS (académique autres : 75 $/h; privé : 100 $/h).

Réservation et accès aux équipements :

Le comité de gouvernance se réserve le droit de refuser l’accès à tout utilisateur ou toute utilisatrice qui ne respecte pas les procédures d’utilisation et de sécurité présentées lors de la formation par nos professionnels de recherche. Ces derniers peuvent, à leur discrétion, soumettre une recommandation au comité, qui déterminera si la personne fautive a droit à un avertissement ou à un refus d’accès.

Vous devez obligatoirement effectuer une réservation en ligne avant d’utiliser un appareil, en inscrivant une brève description du type d’expérience, la période de réservation, ainsi qu’un numéro de téléphone où l’on peut vous joindre.

Les utilisateurs qui se présentent plus de 15 minutes après le début de leur réservation risquent de la perdre.

Il est interdit d’annuler une réservation à moins de 24 heures de celle-ci. Toute exception doit être approuvée par un responsable de la plateforme.

S’il y a une réservation après la vôtre durant la journée, laissez le système allumé. Le ou la dernier(ère) utilisateur(trice) de la journée est responsable d’éteindre l’appareil.

Vous ne pouvez réserver plus d’une période par jour, pour une durée maximale de quatre (4) heures consécutives, et un maximum de trois (3) sessions par semaine. Si, à la fin de cette période, il n’y a pas d’autres réservations, vous pouvez poursuivre après avoir modifié ou ajouté une réservation. Si vous avez besoin de temps additionnel, il est aussi possible de réserver le soir ou la fin de semaine, sous approbation d’un responsable de la plateforme. En raison de besoins spécifiques, il pourrait être permis, pour certains appareils (ex. Cell Discoverer, Lightsheet), de réaliser des acquisitions plus longues; ces cas particuliers doivent être discutés avec les professionnels de la plateforme.

Vous ne pouvez réserver plus de deux (2) semaines à l’avance.

Si vous ne comptez plus utiliser votre réservation, vous devez la retirer dès que possible. Une réservation déjà entamée ne peut être annulée et sera facturée.

Il n’est pas permis de bloquer plusieurs heures si vous ne prévoyez que quelques minutes d’utilisation. Votre accès pourrait être révoqué si cette situation se reproduit à plusieurs reprises et que nous recevons des plaintes.

Afin d’éviter que les lasers et les lampes restent allumés inutilement, veuillez aviser la personne suivante dans le calendrier des réservations si vous terminez plus tôt que prévu. Le numéro de téléphone et l’adresse courriel des utilisateurs sont accessibles en cliquant sur le lien de la réservation.

L’usager ou l’usagère peut inviter une personne observatrice, mais celle-ci ne doit pas manipuler l’équipement.

L’utilisateur ou l’utilisatrice a l’obligation de rapporter tout bris ou mauvais fonctionnement de l’équipement au professionnel responsable de la plateforme. Un formulaire de rapport d’incident est également disponible sur le site SharePoint de la plateforme.

Fichiers :

Il est strictement interdit d’installer des logiciels, de créer des partages ou d’utiliser le bureau à distance sans l’accord des responsables de la plateforme.

Les disques durs locaux doivent servir uniquement à la conservation temporaire de vos données. Nous ne pouvons garantir la sécurité des données conservées sur les stations d’acquisition et d’analyse. Les données ne doivent en aucun cas être sauvegardées sur le bureau. Le personnel de la plateforme effectue des entretiens réguliers des ordinateurs, ce qui peut entraîner la perte de vos données. Il est donc essentiel de sauvegarder vos fichiers ailleurs que sur les ordinateurs des microscopes.

Autres :

Il est interdit de manger ou de boire dans les salles de microscopie.

N’utilisez pas de gants pour manipuler les instruments (microscope, ordinateur), seulement pour vos échantillons.

S.v.p. mentionner la plateforme dans les remerciements de toute publication dont les résultats découlent de l’utilisation d’un équipement.

General rules of use and access to the Light Microscopy and Cytometry Platform of the FMSS, in partnership with the CR-CHUS and CIUSSS de l'Estrie

Mandatory Training:

It is strictly prohibited to reserve or use any equipment without having first received training provided by one of our research professionals. Training sessions are delivered on an individual basis by an authorized person. Users who have already been trained are not permitted to train other users.

Based on your needs, our research professionals (Leonid Volkov and Mathieu Catala) can guide you toward the appropriate instrument; all users are therefore encouraged to consult them. New users in photonic microscopy will first receive training in epifluorescence microscopy. Subsequently, and as required, training in confocal microscopy, followed by STED/FLIM on the SP8 or multiphoton microscopy, will be offered to users who require access to these advanced instruments. As such, the governance committee provides all internal training free of charge.

A refresher training session is required if a user has not operated the instrument for three (3) consecutive months. Sporadic use of an instrument is permitted in the presence of the professional responsible for the platform. In such cases, additional fees of $45/hour will apply for members of the Université de Sherbrooke or the CHUS (other academic institutions: $75/hour; private sector: $100/hour).

Equipment Reservation and Access:

The governance committee reserves the right to deny access to any user who does not comply with the operating and safety procedures presented during training by our research professionals. At their discretion, these professionals may submit a recommendation to the committee, which will determine whether the individual concerned receives a warning or a denial of access.

You must make an online reservation before using any instrument. The reservation must include a brief description of the type of experiment, the reservation period, and a telephone number where you can be reached.

Users who arrive more than 15 minutes after the start of their reservation risk losing their reserved time.

Cancellation of a reservation is not permitted within 24 hours of the scheduled start time. Any exception must be approved by a platform supervisor.

If there is another reservation following yours on the same day, please leave the system powered on. The last user of the day is responsible for shutting down the instrument.

You may reserve only one time slot per day, for a maximum duration of four (4) consecutive hours, and no more than three (3) sessions per week. If no subsequent reservations exist at the end of your session, you may continue by modifying or adding a reservation. If additional time is required, evening or weekend reservations may be requested, subject to approval by a platform supervisor. Due to specific experimental needs, longer acquisition times may be permitted for certain instruments (e.g., Cell Discoverer, Lightsheet); such cases must be discussed directly with the platform professionals.

Reservations may not be made more than two (2) weeks in advance.

If you no longer intend to use your reservation, you must cancel it as soon as possible. Any reservation that has already begun cannot be canceled and will be billed.

It is not permitted to block multiple hours if you anticipate only a few minutes of use. Repeated occurrences of this behavior, especially if complaints are received, may result in revocation of access privileges.

To avoid unnecessary operation of lasers and lamps, please notify the next user listed in the reservation system if you finish earlier than planned. Users’ telephone numbers and email addresses are accessible by clicking on the reservation link.

Users may invite an observer; however, the observer is not permitted to operate the equipment.

Users are required to report any damage or malfunction of equipment to the professional in charge of the platform. An incident report form is also available on the platform’s SharePoint site.

Files and Data Management:

It is strictly prohibited to install software, create network shares, or use remote desktop access without the explicit approval of the platform managers.

Local hard drives are intended for temporary data storage only. The platform cannot guarantee the security of data stored on acquisition or analysis workstations. Data must not, under any circumstances, be saved to the desktop. Platform staff perform regular maintenance on computers, which may result in data loss. It is therefore essential to back up your data to a location other than the microscope computers.

Other Rules:

Eating or drinking is prohibited in microscopy rooms.

Do not wear gloves when handling instruments (microscope, computer); gloves should be used only when handling samples.

Please acknowledge the platform in the acknowledgments section of any publication resulting from the use of its equipment.